Marcelo Tibau

POR QUE FALAR DISSO?

Sabemos que existe uma lacuna de qualidade na formação educacional muito grande em nosso país, muitas vezes é difícil encontrar um funcionário dentro dos requisitos mínimos definidos pela empresa para determinada função. Outras vezes, a lacuna de conhecimento é identificada quando o funcionário já foi contratado e está trabalhando.

As empresas, percebendo este fato, decidem investir elas mesmas na formação do funcionário, muitas vezes indo além de conhecimentos e habilidades específicos para o seu negócio e ajudando-os em formação básica.

Por isso, a Educação Corporativa vem a cada ano ganhando força no Brasil, em um processo iniciado há pelo menos 20 anos, quando a abertura do mercado brasileiro no início dos anos 1990, obrigou as empresas brasileiras a reverem suas práticas para se tornarem competitivas em um ambiente fora da proteção estatal. A qualidade dos recursos humanos se tornou com isso, e cada vez mais, relevante para o sucesso de uma empresa.

De um primeiro momento, em que o importante era fazer algo, estamos agora em um ambiente empresarial mais maduro em que o investimento em educação feito pela empresa deve, necessariamente, trazer um benefício pragmático, de clara identificação e que possa ser medido em resultados empresariais. Isto quer dizer que é preciso mostrar para quem está investindo em programas de educação na empresa, uma gama de métricas que incluem a qualidade gerada (satisfação do cliente, melhora na qualidade do trabalho, melhora na produtividade, etc.) e medidas financeiras (como ROI, aumento de vendas, redução de custos de treinamento, etc.).

Desta forma, se deve pensar nas metas de aprendizado incluindo os resultados empresariais esperados. Para isso, o planejamento detalhado do programa de educação corporativa se torna mais necessário – diria até determinante – para o sucesso do projeto.

A seguir, veremos alguns passos que são considerados no mercado (em especial pelas metodologias ADDIE e 6Ds) e que podem ajudar a esclarecer os pontos necessários para planejar um projeto de Educação Corporativa com eficiência.

DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS

O primeiro passo para colocarmos em prática qualquer projeto de Educação Corporativa é começar pela definição de objetivos. Mas não podemos ter objetivos se não tivermos claro o problema instrucional que ele deve solucionar. É preciso definir uma fase inicial no projeto que envolva um diagnóstico ou análise do problema.

Esse momento tem que levantar necessariamente as seguintes questões:

• Quem são os aprendizes e quais são as suas características?
• Qual é o novo comportamento desejado?
• Que tipos de dificuldades de aprendizado existem (infraestrutura, formação básica, etc.)?
• Quais são as opções de materiais e mídias de formação?

Com estes pontos levantados, é hora de definir o(s) objetivo(s) do projeto. É preciso ter em mente que um bom objetivo, deve necessariamente, trazer um esclarecimento a respeito do que deve ser feito, deve também mostrar a mudança que se espera atingir e por fim, trazer indicadores que possam servir como base para avaliar se o objetivo foi atingido ao final do projeto.

É importante que também se definam as competências que se quer desenvolver.  Isto quer dizer, esclarecer o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que, quando integrados auxiliam os funcionários a atingir com sucesso os resultados que são esperados deles na organização.

DEFINIÇÃO DA ESTRATÉGIA

Na etapa seguinte ocorre o desenho da solução andragógica. São definidas as  premissas de aprendizado e os métodos a serem utilizados. A definição da estratégia deve ser sistemática e específica. Sistemática porque deve considerar um método lógico para identificar, desenvolver e avaliar o planejamento educacional. Específica porque cada elemento do planejamento educacional precisa ser executado com atenção aos mínimos detalhes.

Os passos utilizados nessa fase são:

• Análise de diagnóstico com conhecimento, habilidade e atitude desejada.
• Desenho das estratégias educacionais de acordo com o comportamento desejado.
• Definição da experiência do aprendizado.

Algumas atitudes podem auxiliar nessa fase e contribuir para um bom resultado final da definição da estratégia.

Documentação da estratégia visual e instrucional do projeto: Deixar documentada todas as definições feitas em relação à estratégia instrucional.

Aplicar as estratégias educacionais de acordo com o comportamento desejado: Aqui são os preceitos de andragogia aplicados para estimular os resultados definidos no objetivo.

Desenho da interface de experiência: É a definição de como será o treinamento (presencial ou não, apresentação, dinâmica para estimular a retenção de algum conhecimento, etc.)

Desenvolvimento da linguagem visual: É a cara do treinamento.

DESENVOLVIMENTO

É nessa etapa que se começa a colocar em prática o que foi planejado nas etapas anteriores. Durante o desenvolvimento, ajustes são feitos sempre de acordo com o feedback do cliente e dos objetivos do projeto.

Um bom modelo para balizar o desenvolvimento do projeto de educação corporativa é o ARCS, desenvolvido por John Keller, professor de psicologia educacional e sistemas de aprendizado da Florida State University. Keller definiu 4 passos para promover e sustentar a motivação durante o processo de aprendizagem: Atenção, Relevância, Confiança e Satisfação.

Cada um desses 4 passos podem ser usados em momentos diferentes do desenvolvimento, tanto somados, quanto sozinhos porque oferecem parâmetros para a criação dos materiais que serão usados no seu projeto de educação corporativa. O importante é que ao final se tenha levado em consideração cada um deles durante todo o processo.

Atenção: É o momento em que se define ganhar a atenção do participante. Pode ser feito de 2 maneiras: pela percepção, usando a surpresa ou incerteza ou pelo questionamento, onde a curiosidade é estimulada através de questões desafiadoras ou problemas a serem resolvidos.

Relevância: É o momento em que se estabelece a relevância do aprendizado para aumentar a motivação em aprender. Para tal, é preciso usar linguagens e exemplos que os participantes estejam familiarizados. Algumas estratégias podem ser usadas nesse momento como mostrar como o novo aprendizado irá usar as habilidades atuais dos participantes ou então como os assuntos abordados irão ajudá-los no futuro.

Confiança: É o momento em que se ajuda os participantes a entenderem o que é preciso ser feito para que se obtenha sucesso. Apresentar o objetivo e pré-requisitos do projeto é um bom caminho para se gerar a confiança, mas não o único. Uma outra boa ação para gerar confiança é permitir pequenos passos de crescimento durante o aprendizado, pequenas etapas a serem vencidas, como por exemplo, criar mini blocos de assuntos que juntos formem um único tema. O que é necessário é mostrar aos participantes que o sucesso que obterão é diretamente ligado ao esforço e comprometimento que terão ao longo do processo.

Satisfação: O aprendizado deve ser recompensador de algum modo, portanto planejar momentos que gerem satisfação é essencial. Criar oportunidades para que os participantes usem imediatamente o que aprenderam é um bom caminho. Feedbacks programados também cumprem um bom papel na geração de satisfação, eles ajudam os participantes a perceberem os resultados do aprendizado.

IMPLEMENTAÇÃO

Durante a fase de implementação são definidos os pontos de atenção para implementação e os procedimentos necessários para a realização do projeto (estrutura, equipamentos, impressão de materiais, logística, etc.).

Esses pontos são importantes para garantir o apoio necessário ao projeto na sua fase mais sensível, a hora em que tudo o que foi planejado e desenvolvido é colocado em prática.

O primeiro que iremos expor é a necessidade de se promover reunião com pontos de apoio ao projeto e especialistas para fechar combinados de priorização. São essas priorizações que irão definir o cronograma de implementação.

Outros dois pontos que requerem atenção: promover reunião de validação com especialistas (core team) e deixar claro o objetivo do projeto para dar parâmetro de avaliação para eles. Não se pode deixar nunca de lado o objetivo do projeto educacional. É ele que norteia todas as ações da fase do desenvolvimento em diante. Na implementação, o “norte” dado pelo objetivo se traduz em desenhar previamente a experiência completa do treinamento.

Aliás, este é um ponto que vale a pena detalhar com um pouco mais de profundidade. A importância da definição da experiência completa está no fato de que acelera a transferência do conhecimento e a aplicação desse conhecimento no negócio. Ela geralmente é dividida em três fases: antes, durante e depois da instrução.

O antes envolve planejar as formas que serão utilizadas para divulgar o programa, convidar o participante e preparar o facilitador a utilizar os materiais de repasse de conhecimento.

O durante é a instrução em si. Aqui, a estrutura, equipamentos e logística citadas anteriormente influenciam no sucesso do aprendizado.

O depois envolve a trânsferência do aprendizado e a documentação de resultados.

A implementação da maioria dos projetos (em qualquer empresa) geralmente envolve apenas a definição da experiêcia do antes e do durante. Relegando o depois para um segundo momento, que logo é esquecido.

Ir além do que é feito usualmente traz seus desafios, mas é recompensado pela efetividade que gera no aprendizado. Vamos verificar como pode ser feita:

Direcionar a transferência do aprendizado: Isto se faz pelo chamado “Post training follow-up”, que é um termo utilizado para designar a transferência do aprendizado para o local de trabalho após o treinamento. Pode ser implementado por meio de ações de comunicação / aprendizado programadas para ocorrerem depois da instrução.

Outro modo é criar um sistema de suporte à performance para facilitar a transferência do aprendizado para o dia a dia do participante. Esse sistema deve se basear em alguns princípios, tais como:

1. Dar apoio à realização das metas do negócio;
2. Ajudar o funcionário (participante) a definir e acompanhar as suas metas;
3. Enfocar a definição da performance esperada e da considerada excepcional;
4. Identificar possíveis pontos de apoio durante a implementação;
5. Favorecer a colaboração.

Documentação de resultados: Ter os resultados documentados fornece a justificativa necessária para investimentos futuros e dá suporte a um programa de desenvolvimento contínuo uma vez que pode mostrar o quanto dos objetivos importantes para o negócio foram atingidos.

Para uma documentação eficaz, algumas etapas são necessárias:

Confirmar os resultados que interessam: É escolher o que medir. Para definir os parâmetros, responder as perguntas a seguir é essencial:

• Quais são as métricas realmente importantes para os stakeholders?
• O treinamento e a transferência de aprendizado foram suficientes para influenciá-las?

Elaborar o detalhamento da avaliação: Essa etapa envolve definir quando coletar os dados, identificar os indicadores principais, escolher parâmetros de comparação, selecionar as técnicas de coleta de dados mais adequadas e planejar as análises que serão feitas.

Coletar e analisar dados: A coleta pode ser feita por meio de entrevistas com os envolvidos na formação e beneficiários (participantes e liderança). Deve necessariamente reunir dados qualitativos. A análise deve fazer um comparativo entre o conjunto de resultados de pós- treinamento com as informações de pré-treinamento. No caso dos resultados qualitativos, é importante que a definição dos temas de comparação seja equilibrada (comparar o que realmente pode ser comparado).

Relatar as descobertas para a gestão: Deve-se relatar os resultados, sejam quais forem (positivos, negativos ou neutros), fazendo uma análise crítica do valor agregado que a iniciativa educacional trouxe. É esta informação que fornece subsídio para a decisão de continuar investindo ou mudar de rumo.

Vender os resultados para o restante da empresa: É preciso gerar a percepção de valor a respeito dos resultados (as decisões são mais tomadas com base na percepção do que no valor absoluto).

Por isso, é preciso vender para o restante da empresa o impacto do resultado da aprendizagem, apresentando informações que mostrem o quanto a aprendizagem contribuiu para a empresa (diminuição de custos de treinamento, diminuição de re-trabalho ou entrega errada, aumento da qualidade de atendimento, etc). Outro ponto é mostrar para os participantes que o esforço que fizeram foi valorizado e que eles contribuíram para o sucesso da empresa.

Implementar melhorias: Todo programa deve ser reavaliado periodicamente e gerar um plano de ação específico de melhorias.

AVALIAÇÃO

É a etapa do desenvolvimento dos tipos de avaliações adequados aos cenários do programa de Educação Corporativa. Aqui, uma boa dica é seguir os quatro níveis de avaliação de treinamento propostos pelo ex-presidente do ASTD (American Society for Training and Development) e professor da Universidade do Wisconsin, Donald Kirkpatrick.

Para Kirkpatrick, cada nível tem a sua importância, mas à medida em que se avança, as informações levantadas são mais complexas e valiosas, o que permite visualizar um retrato mais acurado do impacto da ação educacional na empresa.

Nível 1 – Reação: Avalia o quanto os participantes gostaram do processo de aprendizado. O ponto-chave nesse nível é a Motivação. Basicamente, é levantar o quanto os participantes gostaram do processo de aprendizado. Como vimos anteriormente, a motivação desempenha um papel importante no entendimento da relevância do assunto e na disposição para aprendê-lo e implementá-lo.

Nível 2 – Aprendizado: Avalia o quanto os participantes aprenderam (o quanto ganharam em conhecimento e habilidade). O ponto-chave do nível é a Didática. É a avaliação do nível de retenção do conteúdo após o processo de aprendizagem. Os testes aplicados antes e depois dos treinamentos são exemplos deste tipo de avaliação.

Nível 3 – Comportamento: Avalia a capacidade para aplicar o conhecimento e habilidade aprendidos nas atividades diárias do trabalho. O ponto-chave deste nível é a Performance. Associar a Avaliação de Performance do funcionário ao seu processo de educação corporativa é extremamente útil para verificar a aplicação do conhecimento na prática. É claro que o período avaliado é mais longo do que os dos 2 níveis anteriores e é preciso envolver as áreas em que os participantes trabalham e a sua liderança nesse processo. Kirkpatrick sugere um período de observação de 3 a 6 meses do comportamento do participante no seu ambiente de trabalho. Essa observação pode envolver o Clima Organizacional, o nível de cooperação dentro do grupo, a relação líder x participante e até mesmo a definição e acompanhamento de metas de mudança de postura.

Nível 4 – Resultado no Negócio: Avalia os resultados tangíveis do processo de aprendizagem em termos de redução de custo, melhora da qualidade, melhora da produtividade, etc. O ponto-chave do nível, como o próprio nome indica, é o negócio. É possível usar indicadores já existentes na própria empresa neste nível. É uma avaliação mais analítica, em que é preciso cruzar dados e interpretá-los. Esses dados podem ter um viés mais técnico, analisando índices de produtividade ou alcance de metas, por exemplo; ou um viés mais organizacional, quando se analisa as relações interáreas.

Alguns autores, como Roger Kaufman, um dos responsáveis pela popularização dos Levantamentos de Necessidade de Treinamento e das Avaliações de Performance, acrescentam a avaliação do ROI neste quarto nível e sugerem um quinto nível de avaliação que envolve analisar o impacto do projeto de educação corporativa nos clientes externos da empresa e na percepção geral da sociedade em relação à empresa.

PROJETOS DE EDUCAÇÃO CORPORATIVA

Bem implementados,os Projetos de Educação Corporativa podem realmente fazer diferença no nível de entrega, produtividade e qualidade de uma empresa.

Uma empresa, como qualquer outro agrupamento humano, é o retrato das pessoas que a compõe, em todos os seus níveis. Essa é a grande força de qualquer negócio, o somatório das capacidades das pessoas que estão envolvidas nele.

Direcionar essas capacidades para os objetivos organizacionais é um dos grandes desafios (e uma das grandes satisfações) que a Era do Conhecimento traz para o mundo corporativo.